Årsmøte i regionlaget

02. oktober 2017

Hvert år arrangerer regionlagene i NHFU årsmøter for sine medlemmer. Årsmøtet gjennomføres i løpet av januar – april, hvert år.  Årsmøtet er et åpent møte som gir alle medlemmene en mulighet til å mene noe om hva regionlaget skal gjøre, og velge et styre fram til det neste årsmøtet. Detaljer for årsmøtet står også beskrevet under paragraf 3.2 i vedtektene, som du finner her. 

Her får dere informasjon om årsmøtet, trinn for trinn:

1.    Aller først må man sende ut en innkalling (invitasjon) til alle medlemmer i regionlaget, senest tre uker før årsmøtet. Her finner dere et: Eksempel på innkalling.docx som dere kan bruke som mal om dere vil. Innkallingen kan dere sende ut via e-post. Husk å sette medlemmene i blindkopi (pga personvern). E-postlisten kan dere få fra de ansatte i NHF/NHFU. Dette gjør vi sånn at alle medlemmene skal få muligheten til å komme med sine meninger, og kunne stille til å sitte i styret. Årsmøtepapirene (saksliste, regnskap og årsmelding) sendes regionlagets medlemmer sammen med innkallingen.  Det kan også være lurt å kombinere årsmøtet med en aktivitet, spesielt hvis reiseveien er lang. Her er tips til aktiviteter

2.    Sakslisten er hva man skal gå gjennom på møtet, et slags program for dagen, se: Eksempel på saksliste.docx. På forhånd kan dere spørre noen om å være møteleder (lede møtet) og en som kan være protokollfører (skrive refereatet fra møtet). 

3.    Før møtet skal styret lage en årsmelding, se: Eksempel på årsmelding.docx En årsmelding skal beskrive hva man har gjort det siste året, og hvem som har sittet i styret. Dette er det ofte lederen i regionlaget som gjør. 

4.    Regnskapet føres av økonomiansvarlig og viser hva regionlaget har brukt penger på det siste året, se Mal for årsregnskap NHFU (Excel).xlsx Dette kan du spørre noen i NHF/NHFU om hjelp til å lage. NB: Husk at dere før møtet må få en revisjonsberetning, helst fra den personen dere valgte som revisor på forrige årsmøte. Mal på revisjonsberetning finner dere her: Mal for revisjonsberetning NHFU.docx 

5.    Protokollen viser vedtakene som ble gjort på årsmøtet. Denne skrives av protokollføreren (Dette kan gjerne være en fra regionskontoret deres eller en erfaren person fra NHF). Se: Eksempel på en protokoll.docx.

6.    Protokoll med underskrift, signert revisjonsberetning, årsmelding og årsregnskap sendes inn til: nhfu@nhf.no så raskt etter møtet som mulig etter årsmøtet, og innen 1. mai.

7.    Endringer må også sendes til Brønnøysundregisteret. Dette hjelper vi dere med. Når dere skal inn og godkjenne endringene er det må dere være logget inn som dere selv som privatperson. Når dere er inne ser dere en knapp hvor det står «signeringsmelding». Trykk på denne og gå videre til "signering» og så videre til «send inn».